Nell’articolo precedente ho esaminato le forme del knowledge work (pianificato, improvviso, lavoro che definisce il lavoro).

Ma come puoi organizzarlo e capire cos’è davvero importante fare?

Conoscendo bene i concetti di priorità e importanza.

priorità s. f. [dal lat. mediev. prioritas -atis, der. del lat. prior -oris «precedente»]. – 1. Anteriorità, antecedenza nei confronti di altro, o di altri. – Treccani on-line

La priorità è un concetto affine all’ordine temporale. Quando un’attività ha più priorità di un’altra significa che deve essere affrontata per prima. Nei casi di priorità più elevata possiamo parlare di urgenza, cioè, che “richiede interventi rapidi e immediati” (Treccani on-line – urgenza)

importanza (ant. importànzia) s. f. [der. di importare1]. – 1. a. Propriam., il fatto d’importare a qualcuno, di stargli a cuore, di costituire per lui oggetto di grande o notevole interesse – Treccani on-line

L’importanza, quindi, è affine a quanto ci interessa e a quanto impatto ha una certa attività per il raggiungimento degli obiettivi.

Le combinazioni di queste due dimensioni portano al famoso quadrante di Stephen Quavey:

Importante e urgente

Nel primo quadrante (il quadrante dell’emergenza) abbiamo le attività sia importanti che urgenti. Sono quelle che richiedono azione immediata e hanno un impatto significativo sugli obiettivi e sul successo del team o dell’azienda. In una software factory, esempi di attività che potrebbero rientrare in questo quadrante includono:

• Risoluzione di un grave bug in produzione: un problema che causa downtime o impatta direttamente i clienti richiede un intervento urgente, in quanto influisce sulla reputazione dell’azienda e sulla soddisfazione del cliente.
• Recupero dati in caso di guasto critico del sistema: un errore che comporta la perdita di dati importanti richiede un’azione immediata per evitare conseguenze legali, danni economici o perdita di fiducia da parte del cliente.
• Risposta a un incidente di sicurezza: la scoperta di una violazione di sicurezza o di un attacco in corso è un evento sia urgente che importante, poiché implica proteggere i dati sensibili e la sicurezza dell’infrastruttura.
• Scadenza imminente di una consegna chiave: un rilascio che è già stato pianificato e promesso ai clienti o agli stakeholder, ma che rischia di non essere completato in tempo, richiede l’attenzione immediata del team per rispettare gli impegni presi.
• Manutenzione critica a causa di un’interruzione infrastrutturale: quando un servizio esterno o un’infrastruttura cloud su cui il software si basa subisce un’interruzione, il team deve intervenire rapidamente per mitigare i disagi.

Questi esempi rappresentano attività che non solo richiedono un’azione rapida, ma potrebbero anche avere conseguenze rilevanti e potenzialmente dannose per un intero progetto o l’azienda.

Importante ma non urgenti

Le attività importanti ma non urgenti (quadrante 2, il qudrante strategico) nella matrice sono quelle che contribuiscono a lungo termine agli obiettivi del team o dell’azienda e che portano a una crescita e un miglioramento sostenibili. In una software factory, esempi di attività in questo quadrante includono:

1. Progresso su progetti di business / interni: sviluppo di feature richieste ad alto impatto per il business e di alto valore per i clienti finali.
2. Miglioramento dell’architettura del software: investire nel refactoring e nella ristrutturazione dell’architettura aiuta a rendere il codice più scalabile, manutenibile e robusto nel tempo, prevenendo problemi futuri.
3. Formazione continua e aggiornamento del team: incentivare corsi, workshop o certificazioni per il team migliora le competenze e rende il gruppo più efficace e aggiornato sulle tecnologie emergenti, rafforzando la qualità del lavoro a lungo termine.
4. Automazione dei test e dei processi di deployment: investire nella creazione di una pipeline di CI/CD, nell’automazione dei test o dei deployment riduce il rischio di errori, aumenta la velocità e la qualità delle consegne e libera risorse per attività più strategiche.
5. Documentazione e creazione di guide interne: creare una documentazione completa e mantenere aggiornate le guide interne facilita l’inserimento di nuovi membri, rende il team più autonomo e riduce i colli di bottiglia legati alla conoscenza dispersa.
6. Analisi e ottimizzazione dei processi di lavoro: valutare e ottimizzare le pratiche di gestione del team, come le riunioni, i flussi di comunicazione e le metodologie adottate, permette di migliorare l’efficienza, la collaborazione e la qualità della vita lavorativa del team.

Queste attività non richiedono azioni immediate, ma il trascurarle può portarti ad accumulare problemi nel lungo termine. Affrontarle con costanza contribuisce a migliorare la qualità del software e il benessere del team, oltre a prevenire l’accumulo di problemi urgenti in futuro.

Urgente ma non importante

Le attività urgenti ma non importanti (quadrante 3, il quadrante tattico) sono quelle attività che hanno uno scarso impatto nei confronti degli obiettivi da raggiungere ma dovrebbero essere svolte nel breve termine.  Ecco alcuni esempi:

• Chiamate o messaggi non pianificati: interruzioni improvvise da parte di colleghi per questioni che possono essere delegate o posticipate;
• Riunioni di aggiornamento di routine: incontri convocati per fornire informazioni immediate ma che non incidono direttamente sul progresso strategico;
• Interventi di supporto immediato: risposte rapide a richieste operative di bassa rilevanza, come risolvere piccoli problemi tecnici.
• Sviluppo di bugfix: attività di sviluppo che nascono dal dover correggere difetti non mission-critical (saremmo altrimenti nel quadrante delle emergenze) ma comunque fastidiosi e che compromettono l’esperienza finale dell’utente.

Rispondere a richieste di questo tipo, in generale, ti fa avere una buona reputazione nei confronti di chi percepisce l’urgenza perché vede soddisfatto il suo bisogno in tempi rapidi. Tuttavia, non puoi investire la maggior parte del tempo in attività di questo tipo perché vai a consumare lo spazio vitale necessario per le attività strategiche del secondo quadrante. In termini di business, si tratta di bilanciare continuamente tra strategico e tattico (lungo/breve termine) e focalizzare le risorse del team senza disperderle.

Né urgente, né importante

Le attività né urgenti né importanti (quadrante 4) consumano tempo senza contribuire in modo significativo agli obiettivi. Eccone alcuni esempi:

• Reportistica interna eccessivamente dettagliata: preparazione di report giornalieri con dati minuziosi che non influenzano le decisioni strategiche, ma richiedono tempo e risorse (qualcuno ha detto timesheet?);
• Monitoraggio continuo delle e-mail: i software engineer devono trascorrere tempo di qualità concentrati negli ambienti di sviluppo e non nei client di posta (o di chat) e non essere preoccupati se per caso viene tralasciata per qualche ora l’ultima e-mail con l’ultima presunta urgenza del project manager di turno.
• Partecipazione a chat/canali di gruppo: quei canali dove sono “inseriti tutti” perché così tutti sanno ma che in realtà così nessuno sa niente perché il cane con troppi padroni muore di fame.
• Rivedere codice per renderlo “perfetto”: il perfezionismo etutto ciò che ne è affine rallenta i progressi reali.

Recap

Hai visto fin qui come le diverse tipologie di lavoro – predeterminato, improvviso e di definizione – possano essere ulteriormente categorizzate secondo urgenza e importanza, tracciando così una mappa (i quattro quadranti) per orientarti tra esigenze imminenti e obiettivi strategici. Prossimamente, approfondiremo come organizzare e gestire in modo efficace il percorso che ogni iniziativa (dall’idea al rilascio) segue all’interno della software factory, affinché le energie investite si traducano in un progresso tangibile, con il “flusso del valore”.