Per gestire il lavoro che avviene in una software factory, lo devi conoscere.

Una software factory opera nel contesto del knowledge work (il lavoro mentale).

Quindi devi conoscere come si comporta e si manifesta il knowledge work che accade nelle mente e calarlo nel contesto dei dipartimenti software.

Nella produzione di software, alcune attività pratiche e concrete che si svolgono nel quotidiano sono:

• Sviluppo di codice
• Correzione di codice
• Ricerca e sviluppo
• Supporto ai colleghi
• Risoluzione di problemi in produzione
• Rispondere a e-mail più o meno utili
• Partecipare a meeting più o meno utili (molto spesso sbilanciati dalla parte del meno utili).
• Installare/aggiornare server
• Installare/aggiornare workstation
• Scrivere/aggiornare documentazione

Per cominciare a catalogare queste attività, considera le tre categorie del lavoro come definite da David Allen, autore di Getting Things Done.

Lavoro predeterminato: è quello che dovresti fare ogni giorno se non esistessero le interruzioni e le emergenze. Nel contesto software factory sono quindi le attività relative a progetti di business: quelli che hanno impatto diretto sul fatturato o sui clienti. Potrebbero anche essere progetti interni di trasformazione, evoluzione, cambiamento, adozione tecnologie… Questa tipologia di lavoro gratifica e dà senso di controllo. È il tipo di lavoro più importante, da proteggere a ogni costo (soprattutto quello legato al business).

Lavoro improvviso: c’è un problema in produzione che compromette il business, un problema di performance, c’è un difetto da correggere, qualcosa che era stato fatto ma è da rivedere… In questa tipologia possiamo anche inserire una telefonata a cui diamo seguito, una richiesta sporadica da parte di qualche collega e così via. Questa tipologia di lavoro è distruttiva, improvvisa e impedisce il lavoro predeterminato e genera stress.

Lavoro che definisce il lavoro. Si tratta delle attività di analisi e triage del lavoro in arrivo per comprenderlo, determinare cosa scartare (sì, puoi dire “no” al lavoro in arrivo) e quando farlo: creando di fatto il lavoro predeterminato. Anche questo genere di lavoro fornisce una sensazione di controllo.

Come gestire tutto? Innanzitutto, devi focalizzarti sul fatto che l’azienda si sostiene sulle spalle dei progetti di business e quindi sul lavoro predeterminato.

Il mantra è di ridurre al minimo indispensabile le altre tipologie: con spietatezza per quanto riguarda il lavoro improvviso. Infatti, secondo la letteratura Lean, questo è una tipologia di spreco. Ridurre il lavoro non pianificato ha un doppio vantaggio: si evita di fare l’attività di recupero e invece si crea qualcosa di utile per il business.

Il lavoro di definizione è un “male necessario” perché è fondamentale capire cosa devi davvero fare e il suo impatto però va ridotto al minimo.

Per raggiungere questi ambiziosi e preziosi obiettivi introduciamo due concetti fondamentali per la comprensione e l’organizzazione del lavoro: priorità e importanza che approfondirò nel prossimo articolo!