Un altro pilastro è imparare a sfruttare al meglio la comunicazione asincrona (es. messaggistica non in tempo reale, e-mail, commenti su issue tracker) e riservare la comunicazione sincrona (riunioni live, call) solo ai casi di reale necessità. Gartner (https://www.gartner.com/en/articles/think-hybrid-work-doesnt-work-the-data-disagrees) rileva che “aggiungere collaborazione asincrona migliora nettamente i risultati, specialmente se l’organizzazione incorpora intenzionalmente entrambi i modi di lavorare”. Il bilanciamento delle varie tipologie di comunicazione deve, come da prima regola, essere documentato e spiegato. L’azienda deve investire tempo e risorse in formazione per spiegare alle persone (e soprattutto ai nuovi arrivati) quali sono i canali comunicativi nei vari scenari (aggiornamento di progetto, urgenza, discorsi informali, documentazione tecnica…).

La domanda chiave è: quale canale è più adatto per tempi e modi per questa esigenza?

Inoltre, vanno stabiliti anche i tempi di risposta attesi per l’asincrono (ad es. una policy che indica che su canali istantanei non ci si aspetta risposte immediate fuori dall’orario di ufficio standard, per rispettare i fusi orari e il focus time), la gestione del calendario personale con del tempo riservato per il focus. Una gestione consapevole di asincrono vs sincrono evita sia l’eccesso di meeting (il cosiddetto “zoom fatigue”) sia l’eccesso opposto di isolamento.

_Quando non puoi controllare chi lavora, controlli cosa rimane: software funzionante, documenti, decisioni. Il resto è rumore da ufficio. – Michelismo_

In definitiva, la comunicazione nei team remoti richiede di passare da un modello “ad alta larghezza di banda istantanea” (tipico della co-locazione) a un modello con meno interazioni simultanee, ma più contenuti per iscritto, più chiarezza e persistenza dell’informazione. Questa consapevolezza permette di far funzionare il remote-work e alcune pratiche potrebbero essere comunque adottate anche se non hai un team distribuito: documentazione più ricca, minori interruzioni durante le fasi di concentrazione, e inclusione di colleghi che magari non parlano sempre nelle riunioni dal vivo ma contribuiscono via chat.

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